Tu club accedió verbalmente a cooperar con una organización colaboradora en un proyecto de servicio. La organización se ofreció a realizar gratuitamente una exhaustiva evaluación de las necesidades de la comunidad, mientras que tu club se comprometió a planificar, promover e implementar el proyecto basándose en los resultados de dicha evaluación. A la conclusión del proyecto y durante el plazo de un año, la organización colaboradora se ofreció a realizar evaluaciones de seguimiento para determinar si el proyecto alcanzó sus objetivos originales. Una vez concluido ese plazo, tu club recibe una factura inesperada correspondiente a los servicios prestados por la organización colaboradora. ¿Qué harías en este caso?
Las voces de Rotary
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Lo primero, ponerse en contacto con los responsables y analizar el origen de la factura inesperada.
Si nos argumentan y justifican su procedencia, entonces habrá que analizar con ellos si se corresponde con los trabajos comprometidos en su momento y si es así hacer que se cumpla el compromiso de gratuidad.
Si el origen no estuviese en los trabajos comprometidos inicialmente, ¿de quien ha surgido la idea de hacerlos?, si es de nosotros debemos asumir lo pedido, si ha sido de ellos, en principio debería estar dentro del servicio de gratuidad comprometido, pero lo más importante es establecer un dialogo de construcción y compromiso.
¿El trabajo es realmente útil?, ¿nos va a servir para el desarrollo de nuestros fines?, ¿podemos llegar a un acuerdo en que ambas partes se sientan satisfechas?. En definitiva, negociar, negociar y negociar para acercar las posturas y asumir que todos nos equivocamos y que no pasa nada por ello y reconocerlo en su caso.
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Tendría el Club que cancelar, por no haber hecho un escrito donde constara la gratuidad del acuerdo..
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LAS INSTITUCIONES DE SERVICIOS VOLUNTARIOS, Y CONSECUENTEMENTE SIN FINES DE LUCRO, DEBEN INTERACTUAR DE MANERA SANA Y PRECISA, CON LA SEGURIDAD QUE LAS INTERPRETACIONES NO TENGAN ESPACIO PARA SER IMAGINADAS, PUES DESDE EL INICIO DE LA INTERRELACION DEBE QUEDE BIEN CLARO QUE SE TRATA DE OBTENER UNA SATIFACCION INTIMA, PLENA Y GRATIFICANTE, NO PECUNARIA. EN CASO DE QUE LOS RESULTADOS SEAN ALTAMENTE TRASCENDENTES PARA LA SOCIEDAD, SE PODRIA NEGOCIAR LOS COSTOS, CON UN PAGO DISCRETO, POR EL «COSTO» DE LA IMPREVISON, PUES LA OTRA PARTE, AUNQUE CON PREMEDITACION DE LA INTENCION, REALIZO UN TRABAJO.
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En primer lugar debemos hacer saber que Rotary es sin afán de lucro y que quien colabora con nosotros lo hace por voluntad y no por interés.
Pero no estaría mal siempre llevar esto por delante y no exponernos a que esto suceda cuando el trabajo ya esta realizado.
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La organización en cuestión ,comprometió sus servicios en forma gratuita.En consecuencia, no puede enviar facturas pues no se formalizo ,que actividades serían con costo para el club. Además, del texto, se deduce ,algún grado de mala fe de parte de la organización cooperadora.-
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Me parece que la entidad, no está actuando de buena fe, habría que recordarle lo convenido y perdido la confianza, en adelante se debe consignar todos los acuerdos para evitar inconvenientes.
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No es recomendable y aqui tenemos un ejemplo, cerrar acuerdos verbales de cooperación, no cuesta nada una vez llegado al acuerdo verbal entre el Club y la empresa externa, materializar dicho acuerdo en un documento escrito de los compromisos a realizar por ambas partes, si hubiera existido ese documento, ahora ese Club no tendría el problema descrito.
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