10 sugerencias para monitorear, evaluar y promover tus proyectos de servicio

Por Hilary Leav, integrante del equipo de Estrategia, investigación y evaluación de Rotary

El objetivo del quinto de los seminarios de la serie El ciclo de un proyecto de servicio fue ayudar a la familia rotaria a comparar las metas previstas con las alcanzadas, evaluar tanto los éxitos logrados como las dificultades a las que se enfrentaron, maximizar la sostenibilidad del proyecto y promover las iniciativas concluidas con éxito. Ingresa aquí para escuchar la grabación del seminario El ciclo de un proyecto de servicio: Evaluación y promoción.

Te recomendamos tener presentes, además, las siguientes sugerencias:

1. El rotario Tristam J. (participante en la sesión en inglés) recordó que la evaluación no tiene como fin juzgar a las personas ni sus acciones, sino que es simplemente una herramienta que hace posible dar seguimiento a nuestro progreso, y si resultara necesario, cambiar de estrategia, modificar los resultados finales o ajustar la asignación de recursos.
2. El rotario Terry Z. (participante en la sesión en inglés) explicó que, si se desea monitorear y evaluar adecuadamente el proyecto, resulta fundamental establecer una buena comunicación con los beneficiarios de éste.
3. No esperes al último momento para diseñar tu plan de monitoreo y evaluación. Comienza a pensar en cómo medirás los resultados durante la etapa de evaluación de las necesidades. Determina en qué consistiría el éxito del proyecto y cómo podrías comprobar si se han alcanzado los resultados previstos. De este modo, durante la fase de diseño podrás asegurarte de incluir aquellos componentes con los que medir los resultados a lo largo del tiempo y determinar si se están alcanzando los resultados deseados o si es necesario realizar algún ajuste.
4. Cuando diseñes tu plan recuerda que no debes complicarlo, especialmente si no tienes mucha experiencia previa con el monitoreo y la evaluación. El monitoreo consiste simplemente en participar activamente en la implementación del proyecto para asegurarse de que se alcancen los objetivos previstos en los plazos fijados; mientras que la evaluación consiste en comparar los resultados alcanzados con los objetivos previstos. Concéntrate en los aspectos esenciales, selecciona medidas fáciles de obtener como por ejemplo el número total de beneficiarios directos, el número de maestros que recibieron capacitación o el número de pozos excavados ya que este tipo de datos tangibles es el más sencillo de obtener.
5. Asegúrate de que las medidas elegidas sirvan para medir el progreso alcanzado hacia los objetivos principales del proyecto. Un buen plan de monitoreo y evaluación no busca medir todo sino subrayar los éxitos alcanzados en unas pocas áreas clave. Además, conviene recalcar que los planes más exitosos suelen ser aquellos que se marcan objetivos modestos.
6. Las medidas propuestas deben estar directamente relacionadas con el impacto anticipado del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto incluye talleres de capacitación para maestros de escuelas primarias y la compra de material escolar para que pongan en práctica los nuevos métodos pedagógicos, sería interesante comprobar si la implementación del proyecto resultó en un aumento de la asistencia de los estudiantes, pero si el objetivo se limitaba a la capacitación de los maestros, quizá no sea necesario medir la asistencia de los estudiantes.
7. Identifica medidas de sirvan para determinar la calidad del proyecto y dales el seguimiento adecuado. El número de actividades y de participantes son datos importantes, pero no necesariamente determinan la calidad de un proyecto. Sin embargo, las medidas que sirvan para determinar los conocimientos adquiridos, el aumento de la capacidad para encontrar un trabajo remunerado o para generar ingresos, o el descenso documentado de la incidencia de las enfermedades causadas por el consumo de agua contaminada son algunos ejemplos de medidas de la calidad del proyecto. Un buen plan de monitoreo y evaluación, especialmente en el caso de proyectos financiados mediante una subvención de La Fundación Rotaria, debe incluir recursos financieros destinados a sufragar las actividades de monitoreo y evaluación. Reserva fondos para contratar a profesionales que te ayuden a monitorear el proyecto durante su fase de implementación y a evaluar si se alcanzaron las metas establecidas. Rotary no espera que los rotarios se conviertan en expertos en el campo del monitoreo y la evaluación, del mismo modo que tampoco espera que se conviertan en expertos en la excavación de pozos si deciden participar en un proyecto de agua y saneamiento.
8. Es perfectamente apropiado, e incluso recomendable, buscar expertos locales para que te ayuden a recabar esta información. En muchos casos, esta labor podría recaer en el personal de una organización colaboradora. Siempre que dispongas de acceso a la información y participes activamente en la planificación e implementación del proyecto, podrás solicitar la cooperación de tantos expertos como necesites.
9. Comparte tu historia. Promueve tus éxitos en Rotary Showcase, los medios de difusión locales y en línea mediante blogs, sitios web o las redes sociales.
10. Utiliza tu historia como herramienta de marketing para tu próximo proyecto de servicio. Si logras que el público conozca tu historia y la diferencia que marcaste para los beneficiarios, será más fácil que te apoyen en tus planes futuros. Recuerda que las imágenes y palabras que elijas constituyen la marca personal de tu club.

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