Por Víctor Hugo Caballero Salas, exgobernador de distrito 2022-2023 (distrito 4100, México)

La afiliación a tu distrito ha disminuido y quieres que esa tendencia se invierta pero no estás seguro de qué hacer. La primera y mejor medida que puedes tomar es elaborar un plan distrital de desarrollo de membresía.

Mi distrito se enfrentaba precisamente a un descenso de afiliación de este tipo. Al final del año 2020-2021, habíamos alcanzado nuestro punto más bajo desde 2014-2015. Sabiendo que podíamos hacerlo mejor, en 2022-2023 me propuse crear un Plan de Acción para aumentar el número de socios.

Mi objetivo era alcanzar nuestro mayor número de afiliados.

Fue una labor ardua, pero a finales de año vimos los frutos de nuestro trabajo. Del 1 de julio de 2022 al 1 de julio de 2023, pasamos de tener 1098 socios a tener 1305. Eso supone 207 nuevos socios, que se sumaron a un aumento neto de cinco nuevos clubes.

Nuestro Plan de Acción tenía varios componentes. Pero mi consejo clave para los distritos sería:

• Celebrar todos los seminarios de capacitación distrital con antelación, durante los 3 primeros meses de año rotario.
• Solicitar a los gobernadores que visiten todos los clubes del distrito durante la primera mitad del año rotario. De esta manera, podrán dedicar la segunda mitad del año a dar seguimiento a los acuerdos y compromisos contraídos con cada club.
• Animar a cada presidente de club a hacer del aumento de socios una prioridad. Pídanles que se comprometan a dejar el club más fuerte de lo que lo encontraron. En términos de membresía, eso significa que si el club tenía 30 socios cuando comenzaron, pasen el liderazgo al siguiente presidente con al menos 31 socios.
• Compartir las estadísticas del club con cada club y ayúdenles a utilizarlas para fijar objetivos alcanzables. Descubrí que la mayoría de los presidentes ni siquiera conocían las estadísticas de su club. Utilicé un análisis de las estadísticas del club durante los cinco años anteriores para orientarles hacia objetivos que pudieran alcanzar. Hice hincapié en que no se trataba de competir con otros clubes, sino de mejorar el rendimiento de su propio club.
• Predicar con el ejemplo. Pidan a cada presidente de club que invite a un nuevo socio y, al hacerlo, dé ejemplo a los demás socios de su club.
• No temer dar de baja a los socios que dejen de cumplir sus compromisos u obligaciones con el club. Pero antes agoten todos los recursos para retenerlos. Al dar de baja a los socios que ya no contribuían, pudimos crear un mejor ambiente en algunos de nuestros clubes. También retamos a los presidentes a sustituir a cada socio que se había dado de baja con la incorporación de un nuevo socio.
• Involucrar a todos los socios del club en proyectos de servicio. Es muy importante que los presidentes de club consigan que sus socios participen en el servicio para mantener y renovar su entusiasmo.

Además de lo anterior, nos propusimos recuperar clubes en lugares que los habían perdido. Para ello, nos pusimos en contacto con rotarios y ex rotarios de ciudades en las que antes había habido un club y les ofrecimos ayuda para volver a poner en marcha el club, ya fuera como club pleno o satélite. Logramos recuperar cinco clubes, convertir un club satélite en club formal y formar nueve nuevos clubes satélites.

Invitamos a más mujeres a unirse, empezando, de ser posible con las esposas y parejas de los socios actuales. Les animamos a formar un club satélite si no podían asistir al club principal, y a invitar a muchas de sus amigas.De este manera pudimos formar nueve nuevos clubes satélite con una fuerte representación femenina.

Asímismo, el monitoreo del progreso de los clubes fue constante. Las bajas en membresía son típicas de diciembre y junio, pero me esforcé por comunicar a los clubes todos los meses nuestros objetivos de afiliación y nuestra situación para mantenerlos motivados. Si me enteraba de que un club había perdido un socio, les preguntaba ese mismo día si tenían algún prospecto. Me reunía con líderes empresariales y profesionales de la comunidad para hablarles de nuestra organización e interesarles por Rotary. Pudimos reemplazar a un buen número de socios que por diversas razones se marcharon y seguimos sumando más socios de los que perdimos.

Tener un plan distrital de desarrollo de la membresía, comprometerse con él desde el principio y supervisarlo constantemente a lo largo del año es la clave para incrementar el número de socios y fortalecer los clubes. ¿Cuál es tu plan distrital de desarrollo de la membresía? Compártelo en la sección de comentarios.