Lo que todo club rotario debe saber sobre cómo organizar reuniones virtuales y presenciales

Por Jim Marggraff, empresario y socio del Club Rotario de Lamorinda Sunrise, California (EE.UU.).

Hace cuatro años, mi esposa MJ me sorprendió con esta pregunta:

«¿Cómo podríamos mantener a los astronautas que se dirigen a Marte conectados con sus seres queridos en la Tierra?».

Esta pregunta me hizo emprender un viaje, aunque no a Marte. En cambio, me embarqué en un viaje para entender el aislamiento social en la Tierra, desarrollar nuevas formas de conectar a los seres queridos a distancia utilizando tecnologías avanzadas, fundar mi séptima empresa, Kinoo.familyinvolucrarme aún más en Rotary

Si bien es probable que pocos rotarios se encuentren dirigiéndose hacia el planeta rojo, muchos de nosotros entendemos la sensación, si no el riesgo, del aislamiento social y el deseo de permanecer en contacto con nuestros amigos y familias.

Sorprendentemente, a los pocos meses de los cierres provocados por la COVID-19 en 2020, casi el 80 % de los clubes rotarios adoptaron Zoom, u otro software para realizar videoconferencias, para celebrar las reuniones del club de manera virtual y mantener a los socios conectados.

Reconociendo tanto una oportunidad como una necesidad, Rotary International encargó a un Grupo de Trabajo Presidencial que estudiara cómo se puede utilizar la conectividad virtual de cara al futuro de Rotary, y tuve el honor de ser invitado a formar parte de dicho grupo. Como inventor y empresario creador del sistema de aprendizaje LeapFrog, el bolígrafo inteligente LiveScribe y, más recientemente, una empresa de seguimiento ocular, Eyefluence (financiada inicialmente por rotarios) que vendimos a Google en 2016, me siento cómodo aplicando tecnología punta a la resolución de problemas espinosos. 

Con las reuniones de Zoom surgió la oportunidad de que los clubes captaran a oradores lejanos de renombre mundial, llevándolos a sus reuniones en un entorno virtual. Algunos clubes incluso empezaron a redefinir las reuniones, explorando de forma creativa las capacidades de la conectividad virtual, en lugar de forzar actividades incompatibles, tradicionales y presenciales en una pequeña pantalla. 

Inspirado por nuestras discusiones en el Grupo de Trabajo sobre la Pandemia, me puse en contacto con otros rotarios para hacerles llegar una idea.  Rápidamente encontré el apoyo de Rotary International, de mi Club Lamorinda Sunrise en el Área de la Bahía de San Francisco, y de una organización rotaria sin fines de lucro de la cual fui cofundador, The Global Impact Group (TGIG.org.). La idea era producir un video para ayudar a los clubes a ver lo fácil que puede ser organizar una reunión “híbrida”, o virtual/personal, en la que los socios puedan participar tanto físicamente como a distancia. 

Comprendimos que, a la conclusión de los períodos de encierro, con el regreso de los clubes a las reuniones en persona, algunos socios seguirían sintiéndose incómodos o inseguros a la hora de regresar rápidamente a las reuniones presenciales del club. Además, en ciudades de todo el mundo, las encuestas han demostrado que algunos rotarios prefieren participar ocasionalmente a distancia mientras viajan o para evitar el tráfico en los desplazamientos. Por último, las conexiones virtuales han abierto la posibilidad de contar con algunos extraordinarios oradores a distancia, que están encantados tanto de realizar presentaciones a los rotarios a través de plataformas de videochat, como de responder a las preguntas a distancia. 

Así que mi esposa y yo limpiamos nuestro garaje, y con la colaboración de algunos aplicados socios del club que usaron mascarilla y mantuvieron las medidas de distanciamiento social, transformamos nuestro garaje en un estudio para filmar una reunión virtual/personal en vivo para mostrar lo fácil que puede ser incluir a participantes remotos en una reunión en persona o viceversa. Esto nos permitió a todos disfrutar del compañerismo e intercambiar opiniones en tiempo real. 

Sin embargo, pronto advertimos que nuestro entusiasmo por enseñar a los clubes cómo organizar estas reuniones híbridas podría no bastar para atraer la atención generalizada de los clubes de todo Rotary. Sabíamos que necesitábamos otro gancho para conseguir que más rotarios vieran nuestro video y convencerlos de que imitaran nuestro método en sus clubes. 

Entonces se nos ocurrió otra idea: ¿Y si pudiéramos atraer a algunos oradores extraordinarios para ayudar a los rotarios a mirarse en un espejo y ver quiénes somos realmente en momentos de crisis, cuando el mundo más nos necesita?

Con esta idea en mente, me puse en contacto con mi amigo y colega, el Dr. Sten Vermund, decano de la Escuela de Salud Pública de Yale, y en pocas semanas, organizamos una serie de entrevistas en Zoom con expertos en salud mundial y celebridades del mundo de Rotary que van desde el Dr. Anthony Fauci, pasando por el secretario general de Rotary John Hewko y el presidente de Rotary International Holger Knaack. 

Los dos videos resultantes están disponibles en TGIG.orgVirtual/In-Person Meeting es un video de 25 minutos de nuestra reunión en el garaje con los oradores famosos mencionados anteriormente, y algunos más, que está pensado para mostrarse en una de las reuniones del club. El segundo video, Quick Start Video, tiene una duración de dos minutos y muestra lo fácil que es organizar una atractiva reunión virtual/presencial. Gracias a Rotary International, este video ahora está disponible en ocho idiomas. 

Por lo tanto, no es necesario que planees un viaje a Marte, pero soñar con llegar a las estrellas podría provocar un momento rotario y ayudarte a iniciar tu próximo camino rotario. 

Cómo establecer relaciones de colaboración internacional durante una pandemia

Por el personal de Servicio e Involucramiento en Rotary

Encontrar oportunidades significativas para el servicio y proyectos impactantes a los que brindar ayuda ya es una tarea de enormes proporciones. Esta tarea se vuelve aún más complicada ahora que las necesidades crecen debido a la pandemia mundial. A menudo, participar en proyectos de servicio internacional puede ser un desafío, y especialmente durante una pandemia ya que las posibilidades de realizar viajes internacionales son limitadas. Apoya las prioridades de servicio internacional de tu club realizando un viaje virtual asistiendo a una feria de proyectos.

Las ferias virtuales de proyectos ofrecen la oportunidad de conocer otras realidades, viajar y disfrutar del compañerismo desde la seguridad y la comodidad de tu hogar. Asimismo, ofrecen una excelente manera de descubrir otras culturas y hacer nuevos amigos al mismo tiempo que conoces a patrocinadores de proyectos y buscas proyectos internacionales en los que tu club podría participar. 

Experimenta la calidez y la vibrante cultura de América Central y del Sur, infórmate sobre los proyectos de servicio de los clubes locales, establece contactos con posibles colaboradores internacionales y reúnete con viejos amigos mientras conoces a otros nuevos participando en uno de estos eventos: 

*Nuevas fechas. Originalmente planeada para enero de 2021

Si te las perdiste, todavía puedes visitar estas ferias virtuales recientes:

Para encontrar la información más actualizada sobre las próximas ferias de proyectos, visita https://my.rotary.org/es/exchange-ideas/project-fairs